Cómo pasar tu lista de productos de Excel a un sistema

Casi todos los sistemas de stock importan productos desde un archivo CSV, que es una planilla guardada en un formato simple. La idea es siempre la misma: una fila por producto, una columna por dato y, en la primera fila, el nombre de cada columna. Lo que cambia de un sistema a otro es cómo se llaman las columnas.

1. Una fila por producto, una columna por dato

Antes de pensar en el sistema, ordená la planilla:

• Una sola tabla, que empiece en la primera fila. Sin títulos arriba, sin filas de totales abajo y sin celdas combinadas.
• Un producto por fila. Si el mismo producto aparece dos veces, decidí cuál queda.
• Un dato por columna. El precio en su columna, sin el signo $ ni textos como «oferta».
• Nombres claros y únicos. «Coca Cola 500 ml» y «Coca Cola 1,5 l» son dos productos distintos y tienen que decirlo.

2. Las columnas que hacen falta

Con el nombre y el precio alcanza para empezar. El resto suma: el código de barras para escanear, la categoría y la marca para buscar y aumentar precios por grupo, el costo para ver el margen. En SimpleStock, las columnas son estas:

Si tu planilla viene de otro sistema y las columnas se llaman distinto, SimpleStock entiende las más comunes: Descripción o Producto como el nombre (cuando no hay columna nombre), Rubro como la categoría y P. Venta como el precio. Una columna Código se toma como código de barras si tiene de 8 a 14 números, y como código interno si no.

3. Cuidado con los códigos de barras en Excel

Es el error más común. Excel trata un código de barras como un número grande y lo muestra como 7,79089E+12: al guardar, el código queda arruinado y el lector ya no lo encuentra. Lo mismo pasa con los códigos que empiezan con cero, que pierden el cero.

Para evitarlo, seleccioná la columna de códigos y, en Formato de celdas, elegí Texto antes de pegar o escribir los códigos. Si ya se arruinaron, hay que volver a traerlos de la fuente original: convertir la notación científica de vuelta no recupera los últimos números.

4. Precios con coma o con punto

Un Excel en español escribe los precios como 1.234,56; uno en inglés, como 1234.56. SimpleStock reconoce los dos solos. Lo que no tiene que haber es texto en la celda del precio: ni el signo $, ni «c/u», ni espacios.

5. Guardar como CSV UTF-8

En Excel, andá a Archivo › Guardar como y elegí el tipo CSV UTF-8 (delimitado por comas). La versión UTF-8 es la que conserva los acentos y la ñ: con el CSV común, «Almacén» puede quedar escrito con símbolos raros. Excel te va a avisar que el formato no guarda todo: está bien, el CSV solo guarda los datos.

6. Revisar antes de importar

Un buen sistema te muestra qué va a pasar antes de cambiar nada. En SimpleStock, al elegir el archivo ves cuántos productos son nuevos, cuántos se actualizan, qué categorías y marcas se crean, y qué filas tienen un problema, con el número de fila y el motivo. Si hay una sola fila mal, no entra ninguna: corregís el archivo y lo elegís de nuevo. Así nunca queda una importación a medias.

Un producto que ya existe se reconoce por su código de barras o su código interno, y se actualiza con lo que trae el archivo; lo que el archivo no trae, se conserva. Por eso la misma planilla sirve después para actualizar precios con la lista de un proveedor.

7. El stock va aparte

La importación carga los productos, no cuántos tenés de cada uno. El stock inicial se carga después: con un ajuste de carga inicial en cada producto, con una compra a un proveedor o, lo más práctico en un local ya armado, con un conteo de toda la mercadería.

Con SimpleStock

En SimpleStock, la importación está en Productos › Importar. Ahí podés bajar una planilla de ejemplo con todas las columnas, elegir tu CSV o el PDF de otro sistema, revisar lo que va a pasar e importar. Para tener una copia de todo el catálogo en Excel, Bajar el catálogo lo exporta en el mismo formato.